Lo bueno, con briefing, dos veces bueno

Briefing, briefing, briefing… ¿Qué es esto del briefing?

El briefing lo es todo, es comunicación, entendimiento, seguridad, transparencia y también profesionalidad. Es “el documento” por excelencia, la hoja de ruta tanto para la agencia como para el cliente. Con ella quedara claro clarinete:

  • Qué se va a realizar
  • Cuándo se va a realizar
  • Objetivos del proyecto
  • En qué condiciones
  • Cuánto va a costar

Cómo se va a distribuir el tiempo respecto a la realización de las diferentes fases del proyecto
Su finalidad es la de prever todos los factores que pueden intervenir y condicionar el desarrollo del proyecto, contemplar todas las necesidades y requerimientos del cliente, adaptándolas a nuestra propia metodología.

No podemos decir que sea la Biblia del proyecto, pero desde luego es un versículo que nos puede servir en un futuro en caso de que haya algún tipo de incidente en el transcurso del mismo.

Cómo articular un briefing sin que sea una chapa insufrible

Cada agencia tiene su propio método y valora de forma diferente los puntos a tener en cuenta para la realización de un proyecto, pero solamente hablamos de eso, metodologías. En lo referente al documento en sí mismo pocas diferencias veremos al compararlo con el de diferentes agencias.

Siempre es de agradecer la concisión y la concreción. No divaguemos, seamos más concretos (objetivos SMART o el documento será papel mojado y como he dicho, una chapa insufrible).

En el caso de Elmer, los puntos que valoramos o contemplamos son los siguientes:

  1. Objetivo general. Cuál es la finalidad del proyecto.
  2. Antecedentes de la marca y su producto o servicio. A qué se dedica la marca, qué ha estado haciendo en el campo que nos compete hasta ahora, las necesidades que la han llevado a contratarnos…
  3. Competencia. Situamos a nuestro cliente en su sector y mercado y lo comparamos con sus competidores
  4. Target (Público objetivo). Definimos cuáles son las características de los diferentes grupos de personas a los cuales se va a dirigir el producto o servicio sobre el que trabajaremos. Debemos determinar cuáles son las variables que van a ser necesarias conocer para el éxito del proyecto. (Edad, procedencia, formación, género, hobbies u otras actividades, rango económico, lugar de residencia…).
  5. Estrategia: objetivos específicos. Requerimientos del cliente. Definimos de manera más detallada todos los puntos a contemplar, con todas las necesidades que hay que tener en cuenta por parte del cliente y como las resolveremos. Cuanto más detallado sea este punto más fácil será seguir las “instrucciones“ que nos dé el briefing. No nos olvidemos de lo que se debe hacer y de lo que no se puede hacer. Evitaremos perder el tiempo.
  6. Timings. Definir, delimitar, determinar la duración de cada fase, su dedicación y los plazos de entrega, para terminar con las fechas límite y cierre de proyecto.
  7. Requerimientos o restricciones legales. Todas aquellas condiciones que por ley debamos observar o cumplir. Es obligación de ambas partes asegurar que se cumple con todas las normativas que afectan al desarrollo del proyecto.
  8. Presupuesto económico. Hace referencia al precio que deberá pagarse por todas las tareas definidas anteriormente. Los problemas pueden venir si no se definen antes y correctamente las tareas o los objetivos.
  9. Entregables. Documentos referentes al proyecto que nos comprometemos a entregar al cliente.
  10. Referencias. Ejemplos de proyectos similares al que nos enfrentamos que hayamos realizado anteriormente. Ayuda al cliente a hacerse una idea de cómo podría resultar en esencia su proyecto con nosotros.

¿Con el briefing basta?

Como documento de seguimiento y garantía de cumplimiento de lo pactado debería ser suficiente, por lo que es recomendable tomárselo en serio y garantizar que este tiene el nivel de profundidad requerido, que no se salta puntos críticos y que está consensuado por ambas partes (sobre todo que está consensuado por ambas partes).

No está de más realizar un contrato de servicio, pudiendo ser el briefing un anexo del mismo contrato.

En el caso de Elmer, además de la reunión de kickoff con el cliente, formulamos previamente una serie de preguntas (Google Forms al ataque!), que varían en función de la tipología del proyecto (no es lo mismo un cuestionario de branding que uno de web; no es lo mismo un nuevo cliente que un cliente recurrente), pero formulando siempre las preguntas que garantizan que podremos conocer con cierta profundidad tanto a la empresa como el producto o servicio (Elevator pitch, valores, análisis DAFO, objetivos a corto y medio plazo…).

Así que, ¡fuera perezas!. Puede que la redacción de este documento no sea la diversión hecha realidad pero es muy necesario (no vale intercambiar mails, whatsapps, ni llamadas con el cliente durante un mes para evitar el briefing). Aunque, como he leído por ahí, más vale no tener briefing a tener un mal briefing.

Marc Mas E L

Runner, rocker & skater. Gentleman, Art director & Graphic designer. Co-founder & Creative Director